¿En qué consiste apostillar un documento?

 

El término apostillar significa certificar, documentar o completar.

La apostilla tiene como objetivo la legalización de documentos públicos emitidos en el Ecuador,  que van a ser presentados en otros países, haciendo innecesaria la legalización consular o diplomática u otro tipo de certificación adicional.  Estos documentos, son válidos únicamente entre los países miembros de la Convención de La Haya sobre la Apostilla de 1961.

La XII Convención para Suprimir la Legalización de los Documentos Púbilcos Extrangeros, se suscribió en La Haya, Países Bajos, el 5 de octubre de 1961, conocida actualmente como Convención de La Haya sobre la Apostilla.  El Ecuador se adhirió a la misma mediante Decreto Ejecutivo 1700-A, de 18 de mayo de 2004, publicado en el Registro Oficial 410 de 31 de agosto de 2004, entrando en vigencia para nuestro país el 2 de abril de 2005.

¿En qué consiste la legalización de un documento?

Es el acto administrativo realizado por un agente consular extranjero acreditado en el Ecuador, por las Unidades de Legalizaciones y Coordinaciones Zonales del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, o por el funcionario consular ecuatoriano en el exterior, mediante la  comprobación de que la firma que consta en el documento presentado, es idéntica a la que consta en sus archivos y por lo tanto da fe de su autenticidad.

Procedimiento para legalizar o apostillar documentos.

Para que los documentos sean válidos en el exterior, el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, ofrece el servicio de legalización o apostilla y para poder hacerlo se necesita cumplir tres pasos:

1.- Los ecuatorianos deben presentar su cédula de identidad y pasaporte para extranjeros, RUC en caso de las empresas, y los documentos que necesita legalizar o apostillar en las ventanillas de ingreso.

2.- Indicar el nombre del país, Embajada o Consulado en donde presentará los documentos.

3.- Cancelar el valor especificado únicamente en la ventanilla del Banco Nacional de Fomento, ubicado en las instalaciones de la Unidad de Legalizaciones.

Demostración del proceso para apostillar un documento

¿Qué países exigen la apostilla?

Los países que han firmado la Convención de La Haya sobre la Apostilla son los siguientes:

– Albania
– Alemania
– Armenia
– Andorra
– Antigua y Barbuda
– Argentina
– Australia
– Austria
– Azerbaiján
– Bahamas
– Barbados
– Belarús
– Bélgica
– Belice
– Bosnia y Herzegovina
– Botswana
– Brunei
Darussalam
– Bulgaria
– Cabo Verde
– China (Macao y Hong Kong)
– Chipre
– Colombia
– Corea del Sur
– Costa Rica
– Croacia
– Dinamarca
– Dominica
– Ecuador
– El Salvador
– Eslovaquia
– Eslovenia
– España
– Estados Unidos
– Estonia
– Fiji
– Finlandia
– Francia
– Georgia
– Granada
– Grecia
– Honduras
– Hungría
– India
– Irlanda
– Islandia
– Isla Marshal
– Isla Cook
– Israel
– Italia
– Japón
– Kazajstán
– Kirgyzstan
– Lesotho
– Letonia
– Liberia
– Liechtenstein
– Lituania
– Luxemburgo
– Macedonia
– Malawi
– Malta
– Mauricio
– México
– Moldova
– Mónaco
– Mongolia
– Montenegro
– Namibia
– Niue
– Noruega
– Nueva Zelanda
– Omán
– Países Bajos
– Panamá
– Perú
– Polonia
– Portugal
– Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte
– República Checa
– República Dominicana
– Rumanía
– Rusia
– Samoa
– San Kits y Nevis
– San Marino
– San Vicente y Granadinas
– Santa Lucía
– Santo Tomé y Príncipe
– Serbia
– Seychelles
– Sudáfrica
– Suecia
– Suiza
– Surinam
– Swazilandia
– Tonga
– Trinidad y Tobago
– Turquía
– Ucrania
– Uruguay
– Uzbekistan
– Vanuatu
– Venezuela

¿Cuánto debo pagar por la Apostilla?

El valor de cada documento apostillado es de diez dólares (US$10,00)

¿Qué pasa con aquellos países que no firmaron la Convención?

En el caso de que se requiera  enviar  documentos a países que no son miembros de la Convención de La Haya sobre la Apostilla, los documentos deben ser legalizados en el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, tomando en cuenta que previo al  envío deben ser legalizados por  el Consulado del país de destino o en un país concurrente.

El costo de cada documento legalizado es de dos dólares (US$2,00)

¿Qué debe hacer antes de legalizar o apostillar un documento?

Debe acudir ante la autoridad pública competente para certificar la autenticidad del documento y posteriormente concurrir  a cualquiera de las Unidades de Legalizaciones de este Ministerio, ubicadas en Quito, Turubamba (sur de Quito),  Guayaquil, Cuenca, Manta, Machala y  Tulcán.

Las instituciones públicas ecuatorianas NO DEBEN NI PUEDEN exigir legalización o apostilla de un documento ecuatoriano, si este va a ser utilizado en Ecuador. La Ley de Modernización del Estado  en su Artículo 23 establece que: “El Estado y las entidades del sector público que conforman la administración pública, no podrán exigir que los documentos otorgados en territorio extranjero, legalizados por agente diplomático o Cónsul del Ecuador acreditado en ese territorio extranjero, sean autenticados o legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores”.

Los documentos extranjeros que van a surtir efecto en el Ecuador, si vienen apostillados por la autoridad competente de cada país,  no requieren ser apostillados en el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración de Ecuador y surten efecto en nuestro país de manera inmediata.

Los documentos expedidos en otros países legalizados por un Cónsul Ad-Honorem del Ecuador, deberán ser certificados en las Unidades de Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración en Ecuador.

El trámite que se realiza en una de las instituciones que a continuación se detallan, únicamente es necesario si  usted va a utilizar su documento fuera del país, con la finalidad de que surta efecto en el exterior.

1 CERTIFICADO DE ANTECEDENTES PERSONALES (RECORD POLICIAL)
Firma del delegado/a  por  la Policía Nacional que se encuentra  en las Unidades de Legalizaciones de la  Cancillería.

2 DOCUMENTOS EMITIDOS POR LOS JUZGADOS O CORTES DE LA FUNCION JUDICIAL EN LAS PROVINCIAS  
Firma del servidor/a autorizado por la Corte Provincial de Justicia o del Consejo de la
Judicatura de cada provincia.
En la Provincia de Pichincha debe acudir al Consejo Nacional de la Judicatura en Quito,
Dirección: Calle Jorge Washington E4-157 y Av. Amazonas
En caso de no contar con la firma de la autoridad provincial, se puede acudir al Consejo Nacional de la Judicatura en Quito

3 CERTIFICADOS DE SALUD
Firma del servidor/a autorizado por el Ministerio de Salud Pública
Dirección: Av. República de El Salvador N36-64 y Suecia

4 DOCUMENTOS DE ESTUDIO DE PRIMARIA Y SECUNDARIA  
Firma del servidor/a autorizado por la Dirección Provincial de Educación de cada provincia
En caso de la Provincia de Pichincha debe acudir  a la Dirección Provincial de Educación de Pichincha
Dirección: Calles Mejía y Guayaquil

5 DOCUMENTOS Y TITULOS UNIVERSITARIOS
Firma del servidor/a  autorizado por  la SENESCYT.
Dirección: Whymper E 7-37 y Alpallana

6 DOCUMENTOS EMITIDOS POR JEFES  POLITICOS O TENIENTES POLITICOS  
Certificados de residencia.
Firma del  servidor/a autorizado por la Gobernación en cada provincia.
En el caso de la Provincia de Pichincha debe acudir al Ministerio del Interior en Quito
Dirección: Av. Colón y Amazonas, Edificio Orient

7 DOCUMENTOS EMITIDOS POR LAS GOBERNACIONES  
Firma del servidor/a autorizado para legalizar documentos de las Gobernaciones
(Dirección: verificar en cada provincia)

8 DOCUMENTOS EMITIDOS POR LOS MUNICIPIOS.
Firma del servidor/a autorizados para legalizar documentos por el Municipio.
(Dirección: verificar en cada cantón)

9 DOCUMENTOS EMITIDOS PARA PERSONAS CON CAPACIDADES ESPECIALES  
Firma del servidor/a autorizados por el Consejo Nacional de Discapacidades – CONADIS.
Dirección: Av. 10 de Agosto N 37-193 entre Villalengua y Barón de Carondelet

10 DOCUMENTOS EMITIDOS POR EL CONSEJO NACIONAL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTROPICAS – CONSEP
Firma del servidor/a autorizado por el CONSEP
Dirección: Av. 12 de Octubre N23-99 entre Wilson y Veintimilla

11 DOCUMENTOS EMITIDOS POR EL INSTITUTO DE PROPIEDAD INTELECTUAL – IEPI  
Firma del servidor/a autorizados por el IEPI
Dirección: Av. República No. 396 y Diego de Almagro. Edf. Forum 300

12 DOCUMENTOS EMITIDOS POR EL INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL – IESS
Firma del servidor/a autorizado por el IESS
Dirección: Av. 10 de Agosto y Bogotá

13 DOCUMENTOS EMITIDOS POR LA DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACION Y CEDULACION  
Firma del servidor/a  autorizado por la Dirección General del Registro Civil, Identificación y Cedulación o en la ventanilla de Registro Civil que se encuentra en la Unidad de Legalizaciones de la Cancillería.
En el caso de provincias en cada Dirección Provincial

14 DOCUMENTOS EMITIDOS POR EL SERVICIO DE RENTAS INTERNAS – SRI
Firma del servidor/a  autorizado por el SRI.
Dirección: Salinas y Santiago Edf. Alhambra.

15 DOCUMENTOS EMITIDOS POR LAS IGLESIAS
Firma del Representante de la Comunidad Religiosa
Firma del funcionario autorizado por el Ministerio de Justicia

16 TRADUCCIONES:
Las traducciones de documentos en otro idioma deberán contar con el reconocimiento de la firma  del traductor ante un  Notario Público.

17 OTROS CERTIFICADOS Y DOCUMENTOS PRIVADOS.
El signatario del documento deberá reconocer su firma ante un Notario Público

Si el documento  que requiere apostillar o legalizar, no consta en este listado, consulte en las Unidades de legalizaciones.

¿Qué tiempo toma el trámite de legalización o apostilla?

Desde el momento que ingresa el documento hasta cuando ha terminado el trámite puede tomar de 10 a 20 minutos, depende del número de documentos que presente el usuario.

¿Cuál es el horario de atención?
De lunes a viernes en horario continuo, desde las 08h30 hasta las 16h30.

Cuáles son nuestras direcciones?
Usted puede dirigirse  a las  siguientes direcciones:

DIRECCION DE DOCUMENTOS DE VIAJE Y LEGALIZACIONES
UNIDAD DE LEGALIZACIONES-QUITO
Dirección: Av. 10 de Agosto 1855 y Carrión, Edif. Solís, planta baja.
Telf. 02 2 993 200 Ext. 12291, 12292 y 12293
Email: legalizaciones@mmrree.gob.ec

UNIDAD DE LEGALIZACIONES – TURUBAMBA
Dirección: Av. Teniente Hugo Ortiz y Cusubamba,
Telf. 02 2 671 160
Email: legalizacionturubamba@mmrree.gob.ec

COORDINACION  ZONAL 5 EN GUAYAQUIL
Dirección: Ciudadela Kennedy Norte, Av. Francisco  de Orellana y Justino Cornejo,
Edif. Gobierno del Litoral,  planta baja.
Telfs. 04 2 682 523, 042682024  y 042682125
Email: subreg@mmrree.gob.ec

COORDINACION ZONAL 6 EN CUENCA
Dirección: Av. Ordóñez Lazo y Guayacán, Edif.  Astudillo e Hijos, planta baja.
Telfs. 07 4075 944, 4075 945,  4075 946
Email:   subregcue@mmrree.gob.ec

COORDINACION ZONAL 1 EN TULCÁN
Dirección: Calle Junín y Sucre.
Telef. 06 2 984 794
Email: coordinaciontulcan@mmrree.gob.ec

COORDINACION ZONAL 3 EN AMBATO
Dirección: Av, Atahualpa y Rìo Puyango esquina (Sector Guachi Chico)
Telfs: 032 413667- 032 414861- 032 416203- 032 417042 – 032 418658
Email: crambato@mmrree.gob.ec.

OFICINA DE SERVICIOS EN MANTA
Dirección: Av. Segunda  entre calles 12 y 13, Edif.  Del Bank Manta.
Telefs. 05 2 628 476 – 05 2 628 629
Email: ofiregmanta@mmrree.gob.ec

COORDINACION ZONAL 7 EN MACHALA
Dirección: Calle Guayas y Rocafuerte, Edif. de la Gobernación, primer piso.
Telef. 07 2 967 782, 07 2920050
Email: coordinacionmachala@mmrree.gob.ec